E-Mail Organisation leicht gemacht (Teil 2)

Letzte Woche hatte ich in Teil 1 angeführt, wie man über das Adressbuch gewünschte Mailinglisten und Newsletter aus dem Spam-Ordner befreit.


Heute soll es darum gehen, wie man inhaltlich interessante Newsletter gewinnbringend für sich organisiert, OHNE sich von einer übervollen E-Mailbox persönlich stressen zu lassen.

Ziel ist, einen maximal leeren Standard-Ordner zu sehen, wenn man das E-Mail-Programm öffnet. Dazu braucht es lediglich 3 Aktivitäten, die es einmal einzurichten gilt – fortan bewegt man sich im (Work)Flow.

CC BY Jonny Hughes: mail box ghetto

CC BY 2.0 Jonny Hughes: mail box ghetto

Ich werde es selbst an einem Gmail-Account demonstrieren. Das Prinzip ist aber auch auf andere, zeitgemäße E-Mail-Systeme übertragbar.

Aktivität Nr. 1: Ordnung klart den Kopf

Zunächst überlegt man sich dazu ein Ordnungssystem, das für einen selbst passend ist. Und legt dieses über die Einstellungen im E-Mail-System an! (In Gmail funktioniert dies in den Settings über den “Label”-Reiter.)

Hier seht Ihr meine von mir erstellte, immer sichtbare Navigationsleiste:

Gmail Navigation

Wie Ihr seht, habe ich mich auf das Wesentliche beschränkt:

  • Markiert sammelt systemisch die E-Mails, die ich im Posteingang mit einem Stern versehe.
  • Chats sind hier nur angeführt, weil ich immer wieder Hangout-Chats durchführe. Und nur, damit ich nichts aus Versehen übersehe.
  • “Kurse” habe ich hier nur für euch angeführt, damit ich das Newsletter-Prinzip in Aktivität Nr. 3 besser verdeutlichen kann.
  • Bei den To-Dos habe ich mich am Prinzip von Ibo Evsan orientiert, der in einem schönen Blog-Beitrag beschrieb, wie er mit 4 Wörtern sein Problem mit den täglichen E-Mails gelöst hat. Und das machte für mich sofort Sinn.

Ich habe im nicht sichtbaren Bereich noch ein paar Labels und Sub-Labels angelegt, wie z.B. Bürokratie, Projekte, Mein Archiv etc. – da geht es nur darum, wichtige Korrespondenzen sehr strukturiert zu archivieren. Deshalb müssen diese Labels in der Standard-Ansicht nicht sichtbar sein, sondern nur bei gezielter Recherche auffindbar sein.

Aktivität Nr. 2: Alten Inhalt zuordnen

Jetzt folgt ein Part, der je nach Umfang der aufgelaufenen E-Mails einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Aber, es sei euch vergewissert: Es lohnt sich, einmal grundlegend System reinzubringen. Fortan seid Ihr deutlich weniger gestresst!

Also, los geht’s:

  • Variante A: Ihr schiebt alles in eurem aktuellen Posteingang in “Mein Archiv”. Und schon ist die aktuelle Ansicht wie leergefegt. Gut, ansonsten habt ihr noch keinen Überblick, aber über die wunderbare interne Google-Suchmaschine findet Ihr schon wieder eure Korrespondenz – wenn euch denn das passende Stichwort einfällt.
  • Variante B: Ihr geht sämtliche E-Mails durch und schiebt das, was Ihr bewahren wollt, einfach grob in die richtigen Archiv-Schränke. Kostet zwar ordentlich Zeit – lohnt sich aber!
  • Variante C (war bei mir eine 1-Tages-Arbeit – aber seitdem habe ich Ruhe):
    • Zunächst nach Absendern sortieren und hier erst einmal grob die Labels zuordnen.
    • Vor allem alle oberflächliche Korrespondenz löschen, was HEUTE keine Bedeutung mehr hat – wie Link-Empfehlungen, Quasi-Chat-Nachrichten, Benachrichtigungen aus sozialen Netzwerken etc. pp.
    • Anschließend  in den einzelnen Labels feinjustieren.

Ist alles leer geräumt im Haupt-Eingangsbereich? Dann geht’s weiter.

Aktivität Nr. 3: Neuen Inhalt zuordnen

So, und jetzt endlich geht es an die hohe Kunst der E-Mail-Organisation:

Jede nunmehr eingehende E-Mail wird fortan systematisch einem Label zugeordnet. Dazu gibt es prinzipiell 2 verschiedene Verfahren:

  1. Newsletter oder Mailinglisten filtert Ihr automatisch heraus und lenkt sie direkt in ihr passendes Fach.So könntet Ihr beispielsweise unter “Kurse” diverse Themen anlegen, in die Ihr die einzelnen Newsletter einlaufen lasst, ohne dass sie euren zentralen Posteingang berühren. Erst wenn Ihr Zeit und Lust habt, kümmert Ihr Euch in einer ruhigen Minute um diesen Input. (Ihr könnt “Kurse” auch “Lektüre” nennen oder wie auch immer…)Diese Filterfunktion bietet jedes seriöse E-Mail-Programm. Um es an einem Beispiel zu verdeutlichen: Wenn also unser nächster The NeWoS Mini-Newsletter am Dienstag erscheint, trudelt dieser ohne Filter in euren normalen Standard-Posteingang. Jetzt freut Ihr Euch, wählt die E-Mail per Häkchen aus und sucht im Menü des E-Mail-Systems nach “vergleichbare E-Mails filtern”. Dort schaut Ihr nun, ob die E-Mail-Adresse von The NeWoS als Adressat angeführt ist und lenkt diese in dem Auswahlmenü in das Label “Kurse” (oder wohin auch immer ihr es geliefert haben wollt). Wenn Ihr jetzt noch anklickt, dass diese E-Mails nicht im Posteingang sichtbar sind, lenkt das System automatisch unseren Mini-Newsletter bei der nächsten Auslieferung in den gewünschten Ordner. Dort seht Ihr dann am Zähler, dass sich etwas getan hat. Aber Euer Gehirn bleibt davon unberührt. Verstanden?
  2. Die restlichen E-Mails, die Ihr nicht automatisiert leiten wollt, könnt Ihr nunmehr 2-mal täglich bearbeiten. Ihr geht einmal morgens und einmal nachmittags rein – und schiebt die E-Mails in ihre jeweilige Ordner.Vor allem die To-Dos sind hier wichtig, so dass Ihr klar seht: Hier ist unmittelbarer Handlungsbedarf!Bringt einmal System rein – dann geht das schnell von der Hand.

Fazit

Über dieses System lässt sich gut und entspannt arbeiten. Ihr seht keine 40.000 E-Mails auf einen Schlag und kommt wirklich an den Punkt, eure Dinge gezielt zu erledigen.

Jetzt braucht Ihr nur noch etwas Routine, bei jedem E-Mailbox-Besuch neben dem Posteingang auch die To-Dos in Augenschein zu nehmen, so dass Ihr wisst, was HEUTE ansteht – und erledigt ist das E-Mail-Problem. Alles andere kann warten! Und bedrängt Euch nicht mehr.

Das Ganze könnte man jetzt noch weiter verfeinern, indem die ASAP-Aufgaben automatisiert in deine To-Do-Liste versendet werden – aber das machen wir ein anderes Mal 😉

Ich wünsche viel Spass und viel Kreativität, was Ihr mit der gewonnenen Zeit anfangen wollt …

ÜberAnja C. Wagner

thinker, networker, human | .edu .ux .politics | co-founder of @frolleinflow & initiatorin @ununitv | weitere infos hier: http://acwagner.info

2 Kommentare zu E-Mail Organisation leicht gemacht (Teil 2)

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