E-Mail-Organisation leicht gemacht (Teil 1)

Wir erhalten viel Lob für den Relaunch unserer ununi.TV Rundschau, die all-wöchentlich als The NeWoS eine zentrale Entwicklung im Wandel der Arbeitswelt durch die Digitalisierung hervorhebt und so in die E-Mailboxen trägt.

Danke für all das positive Feedback! Es freut uns wirklich sehr, wie gut unser Mini-Newsletter ankommt!

Damit Ihr NOCH mehr Spass habt mit dem problemlosen Auffinden unseres oder auch anderer interessanter Newsletter, möchte ich euch eine kurze Lektion zum Thema E-Mailbox-Optimierung ermöglichen.

Bei Interesse übrigens, hier die letzte Ausgabe von The NeWoS.

CC BY Jonny Hughes: mail box ghetto

CC BY 2.0 Jonny Hughes: mail box ghetto

Kluge Algorithmen

Zwischenzeitlich sind die E-Mailboxen nämlich sehr intelligent geworden. Nicht nur unser Newsletter, sondern auch andere Newsletter landen gerne in den Rubriken der “Werbung” oder im “Spam”. Die Algorithmen identifizieren sie aufgrund ihres Massenversands als solche.

Nun hat sich auch hier herum gesprochen, dass Newsletter als kuratierte Informationsmedien durchaus einen persönlichen Mehrwert bringen können. Sie sind idealer Weise kein Werbeträger mehr, sondern eher Informationsträger. Manche will man wirklich lesen, weil sie einen Mehrwert bringen. Aber wenn sie dann irgendwo im Hintergrund einlaufen, sieht man sie nicht – und könnte sie auch gleich wieder abbestellen.

Es geht also darum, die persönliche E-Mailbox besser in den Griff zu bekommen, damit man nicht im Information Overload versinkt. Zum Glück haben moderne Mail-Programme durchaus das Potenzial, zum zentralen Info-Cockpit heranzureifen.

Noch klügere Menschen

Will man sich auf den Weg machen, seine persönliche Arbeitsorganisation etwas zu optimieren, gilt es, die klugen Potenziale der heutigen E-Mail-Tools konstruktiv für sich persönlich zu nutzen.

So dass man entspannt und optimal informiert sein Informationsbedürfnis selbstbestimmt stillen kann. In der Folge lassen sich so auch in Zukunft weitere kuratierende oder inspirierende Newsletter abonnieren und zielgerichtet in Postfächer lenken, die man nur bei konkretem Interesse aufsucht.

Anstatt sich also über die grassierende E-Mail-Korrespondenz mit Kolleg_innen aufzuregen und die E-Mailbox als nerviges Instrument zu sehen, lassen sich hier einfache und lustige Tricks anwenden. So dass die eigene E-Mailbox wieder zur zentralen Schaltstelle und zum personalisierten Hoheitsgebiet für das persönliche Informationsmanagement heran reifen kann.

Wie man die E-Mailbox konstruktiv für seine eigene Zwecke tendenziell gestalten könnte, möchte ich euch nach und nach aufzeigen. Heute starten wir mit dem ersten Schritt.

Step 1: Newsletter zielgerichtet empfangen (Teil 1)

Am einfachsten kann man wirklich interessierende Newsletter bequem empfangen, indem man deren Adressaten in das eigene Adressbuch aufnimmt.

Dadurch wird der intelligenten Mailbox signalisiert: “Aha, die kennen sich – gib dir Mühe, dass die Mails von dieser Person gut sichtbar sind.” Und das bedeutet, eben nicht die E-Mail im Werbe- oder Spam-Ordner verschämt abzulegen.

Was du tun kannst:

Zum einen kann man die E-Mail-Adresse des Absenders natürlich manuell in das eigene Adressbuch eintragen. Zum anderen kann man aber auch einen bequemeren Weg gehen:

In der Regel sehen die professionellen Mailinglisten-Programme nämlich einen entsprechenden Link in den Mails vor. Bei uns findet man diesen Link ganz unten – am Schluss des Newsletters.

mailchimp_adressbook-1

Ich selbst habe derzeit englisch als Standardsprache in meinem Browser aktiviert. Bei Euch sollte der Text in eurer favorisierten Sprache angezeigt werden.

Wenn Ihr diesen Block überhaupt nicht seht, dann liegt es wohl daran, dass der Newsletter die Signatur ausblendet. In meiner Gmail-Mailbox wird der Footer umgebrochen, so dass ich erst auf “Vollständige Nachricht anzeigen” gehen muss, um den kompletten Abspann zu sehen.

Auf jeden Fall funktioniert dieser Trick recht einfach und schmerzfrei. Ist die E-Mail-Adresse des Absenders im eigenen Adressbuch vermerkt, laufen neue Nachrichten in den zentralen Bereich der E-Mailbox ein. Und von dort aus kann man die Nachricht dann weiter verarbeiten.

Coming soon

Diese Lektion folgt dann nächste Woche. Für heute soll dies ausreichend sein. Ich wünsche viel Spass auf dem Weg in die neue Selbstbestimmung!

ÜberAnja C. Wagner

thinker, networker, human | .edu .ux .politics | co-founder of @frolleinflow & initiatorin @ununitv | weitere infos hier: http://acwagner.info

2 Kommentare zu E-Mail-Organisation leicht gemacht (Teil 1)

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