Die E-Mail ist tot – lang lebe die E-Mail

Es gab eine Zeit, da waren in fortschrittlichen Kreisen die E-Mails verpönt. Zu viele Mail-Diskussionen mit zu vielen CC- und BCC-Beteiligten liessen die eigene Mailbox überquellen. Es mündete in gefühlter Unproduktivität, da man selbst viel zu viele Informationen lesen musste, die einen de facto kaum etwas angingen. Die E-Mail war das Push-Instrument pur, das dem Sender die Macht über die Zeit des Empfängers gab.

Pull statt Push

Mit dem Web 2.0 entstanden dann vielfältige Mechanismen und Kulturpraktiken, um sich diesem Push-Mechanismus zu entziehen und statt dessen in den Pull-Modus zu gelangen. Wer dazu in der Lage war, optimierte seinen Informationsbedarf nach persönlichen Kriterien und aggregierte fortan die gewünschten Informationen in einer Form, die dem eigenen Leseverhalten besser entgegen kam.

Es sprossen die Wikis und Activity Streams nur so aus dem Boden, um die Kommunikation zwischen asynchroner und synchroner Arbeit besser zu optimieren. Derweil, die gelebten Kulturpraktiken innerhalb der Firmen entwickelten sich kaum weiter.

Non-verbale Kommunikation

Bis heute gibt es die Old-School-Vertreter, die jede non-verbale Benachrichtigung als Störung empfinden. Da sie es nie gelernt haben, E-Mails als dezentes Informationszeichen zu verstehen, und nicht als explizites Kommunikationstool, fühlen sie sich dem Information Overload doppelt ausgeliefert. Sie klagen, statt zu handeln.

Die Konsequenz daraus ist oftmals, dass sie die Benachrichtigungen abschalten. Damit dann bei Änderungen nicht informiert werden und sich niemals im lebendigen Workflow mit anderen befinden. Am Ende sind alle genervt, weil es unterschiedliche Arbeitspraktiken gibt.

Ein klassischer Problemfall, den sicherlich alle, aus welcher Perspektive heraus auch immer, kennen. Und damit ein interessantes Feld für neue Geschäftsideen.

Gmail Add-ons

Vor allem rund um Google Mail hat sich zwischenzeitlich ein Ökosystem an sinnvollen Erweiterungen entfaltet, das vielfältige Arbeitsprozesse bequem abwickeln lässt. Sei es Customer Relationship Management, Marketing, Getting Things Done etc. – aus der eigenen Mailbox heraus lassen sich diverse Workflows mittlerweile anstossen.

Mit einigen Handgriffen lassen sich die Algorithmen immer besser steuern, so dass sie der persönlichen Arbeitsproduktivität sehr entgegen kommen. Hier einmal Hand anzulegen, kann zukünftig viel Zeit einsparen helfen. Und Ordnung ins Denken bringen.

Die Mailbox als zentrale Kommunikationsschnittstelle erfährt damit in letzter Zeit viele neue Erweiterungen, die sich auch mobil gut nutzen lassen. Damit wächst die Mailbox zu einem der mächtigsten Werkzeuge heran, deren dezente Beherrschung darüber entscheidet, wie optimal sich die persönliche Arbeitsorganisation im kollaborativen Verbund synchronisieren lässt.

Mein Fazit für Klein-Unternehmen

Mittlerweile ist durch die Vielzahl an agilen Start-ups, die ja alle als Kleinst-Unternehmen starten, solch eine Vielfalt an modernen Tools entwickelt worden, dass es nicht mehr erforderlich ist, sich technologisch wie ein Gross-Unternehmen aufzustellen. Man kann mit kleinen Erweiterungen und Ergänzungen zum bestehenden System diverse Optimierungsprozesse anstossen, die die Arbeitsproduktivität erhöhen – und auch noch Spass machen können.

Wer sich über einige, neue Tool-Entwicklungen informieren will, dem sei dieser Artikel empfohlen (leider in englisch): 9 apps that can change the way you work


Auszug aus The NeWoS vom 17. Februar 2015, unserer ununi.TV Rundschau (du kannst sie hier abonnieren)

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ÜberAnja C. Wagner

denkerin, netzwerkerin, mensch | .edu .ux .politik | co-founder of @frolleinflow & initiatorin @ununitv | weitere infos hier: http://acwagner.info

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